ინფორმაციული ტექნოლოგიები და გადაწყვეტილებები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა

  

მოკლე აღწერა

   დოკუმენტბრუნვის მართვის ელექტრონული სისტემის გამოყენებით ორგანიზაციას საშუალება ეძლევა ეფექტურად მართოს დოკუმნტებთან მუშაობის პროცესი მათი შექმნიდან მათი განადგრურების ან გრძელვადიან არქივში გადატანის პროცესის ჩათვლით. ძირითად პრინციპებს წარმოადგენს დოკუმენტის შექმნა, დოკუმენტის მოთავსება ელექტრონულ სანახში, დოკუმენტის ვერსიის კონტროლი, ეფექტური ძიების მექანიზმები, დოკუმენტებზე წვდომადობის კონტროლი და სხვა.

 

 დოკუმენტბრუნვის სისტემა შედგება სამი ძირითადი მოდულისაგან:

 

1. საბაზო მოდული

 

  ამ მოდულის საშუალებით ხორცილედება დოკუმენტების სანახში მოთავსება მათზე შემდგომი წვდომის განსახორციელებლად. სანახში შესაძლებელია აიტვირთოს როგორც ორგანიზაციის   შიგნითმომზადებული პირველადი დოკუმენტი (DOC, XLS, PDF, TXT და სხვა ნებისმიერი) ასევე დოკუმენტის სკანირებული ვერსია PDF ან სასურველ ფორმატში. დოკუმენტების ატვირთვის დროს განისაზღვრება დოკუმენტების პარამეტრები და ხდება მათი მნიშვნელობების მინიჭება. მაგალითისათვის დოკუმენტის პარამეტრი შესალებელია იყოს შექმნის თარიღი, დოკუმენტის ნომერი, ხელშეკრულების თანხა(დოკუმენტი წარმოადგენს შელშეკრულებას) და სხვა. სანახში დოკუმენტების ძებნა განხორციელდება მათი პარამეტრების მნიშვნელობების ან შიგთავსის მიხედვით. ეს მოდული შეიცავს აგრეთვე სანახის მომხმარებლების მართვის ფუნქციონალს, რომლის საშუალებითაც ხდება მომხმარებლების და მომხმარებელთა ჯგუფების შექმნა და მათზე უფლებების განაწილება. მოდულის ძირითად ფუნქციონალს წარმოადგენს შემდეგი:

 

სანახის მომხმარებლების მართვა;
სანახში დოკუმენტის ატვირთვა
სანახიდან დოკუნეტის გადმოტვირთვა;
დოკემნტების Check-In, Check-Out ფუნქციონალი;
დოკუმენტების ვერსიის კონტროლი;
დოკუმენტის შექმნის ან რედაქტირების დროს ჯგუფური(ერთობლივი)
მუშაობის ფუნქციონალი;
დოკუმენტების სტანდარტული და გაფართოებული ძებნა;
სტატისტიკური ინფორმაციის წარმოება სტანდარტულ და ორგანიზაციის
მიერ მოთხოვნილ ფორმატებში(გამომავალი ფორმები);

 

 

2.  ბიზნეს პროცესების მართვის მოდული

 

    

   ამ მოდულის საშუალებით ხორცილედება ორგანიზაციის ბიზნეს ანალიტიკოსის მიერ აღწერილი ბიზნეს პროცესების დამუშავება და მათი ინტეგრირება სისტემაში. შემდგომ სისტემაში ხორციელდება პროცესის ავტომატური დამუშავება რაც თავისთავად გულისხმობს პროცეში მონაწილე პირებზე დავალებების გენერაციას, მათთვის საჭირო დოკუმენტების და შეტყობინენების გადაგზავნას. პროცესის მსვლელობის დროს შესაძლებელია განხორციელდეს ავტომატური(პროგრამული) წვდომა გარე საინფორმაციო სისტემებთან პროცესის მიმდინაროებისათვის საჭირო ინფორმაციის მოსაძიებლად და საჭირო დოკუმენტების შესაქმნელად. აღნიშნული მოდულის ძირითად ფუნქციონალს წარმოადგენს შემდეგი:

 


პროცესის აღწერის(დიაგრამის) შექმნის ფუნქციონალი;
პროცესის ინტეგრაცია სისტემაში;
პროცესის მსვლელების დროს დოკუმენეტების ავტომატური გენერაცია;
მონაწილე პიროვნებებზე(შემსრულებელებზე) დავალებების და მათზე მიმაგრებული დოკუმენეტების ავტომატურად მიწოდება;
შემსრულებლების ინფორმირება მათზე გაცემული დავალებების შესახებ;
დავალებების პრიორიტეტების და შესრულების ვადების განსაზღვრა;
დავალებების შესრულების კონტროლი;
სტატისტიკური ინფორმაციის წარმოება პროცესების და მათში მონაწილეპიროვნებების შესრულებული სამუშაობეის შეასახებ;

 

3.  სააღსრულებო ბიუროს წერილის ავტომატური დამუშავების  მოდული

 

მ მოდულლის გამოყენებით შესაძლებელია აღმასრულებლის წერილის ავტომატური დამუშავება და მასზე საპასუხო წერილის ასევე ავტომატურ რეჟიმში გენერაცია.

ძირითად ფუნქციოინალს წარმოადგენს:

შემოსული წერილის სკანირება;
შემოსული წერილის რეგისტრაცია,
წერილზე უნიკალური ნომრის გენერაცია-მინიჭება და სხვა პარამეტრების მნიშვნელობების განსაღვრა;
სკანირებული ვერსიის ატვირთვა სანახში;
სკანირებული ვერსიის პროგრამული დამუშავება მასში მითითებული  იურიდიული, ინდმეწარმე და ფიზიკური პირების იდენტიფიკატორების ამოკითხვის მიზნით;
ამოკითხული იდენტიფიკატორების მიხედვით ინფორმაციის გადამოწმება საბანკო სისტემაში;
საჭირო შუალედური დოკუმენტების გენერაცია;
საპასუხო წერილის ავტომატური გენერეაცია;

 

 

 

დამატებითი ფუნქციონალი

 

    დოკუმენტ ბრუნვის მართვის ელექტრონულ მოდულში მარტივად შესაძლებელია მმართველი რგოლებისთვის მნიშვნელოვანი ფინანსური რეპორტების გენერირება სხვა პროგრამული მუდულებიდან:

1. მარაგების კონტროლის მიზნით საწყობიში მარაგების ბრუნვის შესახებ მონაცემების გენერირება ბუღალტრული პროგრამებიდან (ALTA; 1C; ORIS..)

2. ფინანსური შედეგების კონტროლისა და სხვა მნიშვნელოვანი  გადაწყვეტილებების მიღებისთვის საჭირო მონაცემების გენერირება ბუღალტრული პროგრამებიდან (ALTA; 1C;  ORIS..)

 

 

პროდუქტის დანერგვის ეფექტი: 

 

1.  მმართველი რგოლებისთვის ყველა მნიშვნელოვანი ინფორმაციის ეფექტური ხელმისაწვდომობა ბიზნეს პროცესების  მართვისთვის საჭირო გადაწყვეტილების ოპერატიული მიღებისათვის.
2.  მმართველი რგოლებისთვის მონაცემთა ბაზებზე და ელექტრონულ არქივზე  პირდაპირი წვდომის უზრნუნველყოფა და მნიშვნელოვანი ინფორმაციის მოძიება მართვისთვის საჭირო გადაწყვეტილების ოპერატიული მიღებისათვის.
3.  დოკუმენტის შექმნა/რედაქტირებისათვის  საჭირო დროის დანახარჯების შემცირება
4. მმართველი რგოლებისთვის  ავტომატური კონტროლის შესაძლებლობა თანამშრომლებზე, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან დოკუმენტებთან დაკავშირებული დავალებების დროულ შესრულებაზე.
5. დოკუმენტების უსაფრთხო შენახვის უზრუნველყოფა
6. პროგრამის ფართო გამოყენება საშუალებას იძლევა „ქაღალდის გარეშე“  მუშაობის უზრუნველყოფას რაც ამცირებს დანახარჯებს.

 

News from ITS

ხელშეკრულებების მართვის მოდული

  აი-თი-ეს _მა  დასრულა მუშაობა "ხელშეკრულებების ელექტრონული მართვის მოდულის" შექმნაზე და წარმატებით დანერგა რამდენიმე წამყვან ორგანიზაციაში.
პარკირების მართვის სისტემის დანერგვა

აი-თი-ეს _ მა შექმნა ავტოპარკირების მართვის სისტემა, რომელიც დაინერგა და წარმატებით ფუნქციონირებს რამდენიმე წმაყვან ორგანიზიაცში.